Где и должна быть представлена и смета, и данные о том как проходил тендер среди подрядчиков. Если очно собираться негде (да и фиг кого заставишь прийти), допустимо заочное проведение собрания и голосование.
А так с меня тоже 200 руб. взяли "на лестницу антигололёдную щётку прибить" а потом выяснилось что это инициатива какого-то одного соседа, который бабло и собрал через консьержку :)))